Digitalisierung von innen heraus, diesem Ansatz folgt die Dibella GmbH – und nutzt so nicht nur für einzelne Arbeitsprozesse die neuen Möglichkeiten, sondern entwickelt Schritt für Schritt eine digitale Denkkultur. Für den international tätigen Lieferanten von verantwortungsvoll produzierten Textilien für die Gastronomie, Hotellerie und Betriebe im Gesundheitswesen ist das eine zentrale Form der Nachhaltigkeit, die im Mittelpunkt der Unternehmensphilosophie steht. 

Wechselnde Teams kümmern sich um wechselnde Digitalisierungsthemen

Seit Herbst 2017 durchleuchten Digitalisierungsteams, die sich je nach Thema mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen immer wieder neu zusammensetzen, alle Bereiche des Unternehmens mit Sitz auf der niederländischen Grenze in Bocholt. Sie treffen sich nach Bedarf, aber im Durchschnitt doch einmal pro Woche. Ihre Frage lautet: Wie möchten wir in Zukunft arbeiten?

„Wir denken, dass niemand die Antworten besser finden kann, als unsere Mitarbeiter, die durch ihre tägliche Arbeit die Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten kennen und oft schon Ideen für eine Lösung haben. Wenn nötig, holen wir uns dann noch externe Hilfe“, erklärt Geschäftsführer Ralf Hellmann. Dass dies natürlich nicht immer nur digitale Veränderungen sind, zeigen die Anregungen, die die Mitarbeiter im digitalen Vorschlagswesen machen, das Dibella eingerichtet hat. Da geht es genauso – ganz analog – um die höhenverstellbaren Schreibtische wie um eine digitale Übersicht über den Vorrat an Etiketten, die in die Textilien eingenäht werden.

Kunden zahlen schneller und pünktlicher durch automatisierten Rechnungsversand 

Ebenfalls umgesetzt haben die Digitalisierungsteams ein digitales Dokumenten-Management, das die Abläufe im Unternehmen transparent macht – vom Auftragseingang bis zur Bonitätsprüfung. Jeder Mitarbeiter kann sehen in welchem Status sich der jeweilige Auftrag befindet. Rechnungen werden zentral eingelesen und verbucht. Das System ist mit dem Zahlungseingang, einem regelmäßigen Überblick an offenen Rechnungen für die Kunden sowie einem automatisierten Mahnwesen verbunden. „Allein der automatisierte Versand einer Rechnungsübersicht ist ein großer Vorteil. Man merkt deutlich, dass die Kunden pünktlicher und schneller zahlen“, erklärt Prokurist Carsten Ridder.

Durch die Einführung von Skype hat Dibella die Kommunikation im Einkauf deutlich verbessert. „Wir haben einigen Mailverkehr eingespart und den Aufwand deutlich verringern können“, so Ridder. Die Vorbehalte der Mitarbeiter seien allerdings groß gewesen. „Da wir sehr an die Vorteile geglaubt haben, haben wir es trotzdem umgesetzt. Und schon nach den ersten Tagen war nur noch zu hören: Warum haben wir das nicht früher gemacht?“

Wandel erfolgt bewusst langsam, um alle Mitarbeiter mitzunehmen

Diese Erfahrung zeigt laut Geschäftsführer Ralf Hellmann aber auch, dass eine erfolgreiche Digitalisierung der Unternehmenskultur ein bewusst langsamer Prozess ist, damit alle Mitarbeiter mitkommen und ihnen die Angst genommen wird, was mit ihrem Arbeitsplatz passiert. „Neue Projekte und Ideen erklären wir deshalb gemeinsam mit den Teams, die sie entwickelt haben, erstmal in unserem Besprechungsraum mit Whiteboard und Beamer“, berichtet Hellmann. „Und natürlich verringert die Mitarbeit in unseren Digitalisierungsteams die Angst vor den Veränderungen und ersetzt sie – hoffentlich – durch die Freude daran, gemeinsam etwas zu bewegen.“  

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Text: Sabrina Becker | Fotos: Dibella GmbH