150 bis 650 Minijobber pro Monat arbeiten je nach Saison in den Bars und Restaurants sowie bei verschiedenen Großevents von Tobit.Software. Jeden Monat müssen 675 Jobs geplant, 3.375 Stunden abgerechnet und aufgrund des Mindestlohngesetzes dokumentiert werden. In der Spitze sind es bis zu 4.300 Jobs und 21.500 Stunden. Die Einsatzplanung erfordert je nach Wetterlage teilweise kurzfristige Anpassungen. Auch wenn der eingeplante Mitarbeiter einmal krank ist, muss Ersatz her. Kurzum: Mit Zettel, Stift, Telefonaten, E-Mail und SMS wäre der organisatorische Aufwand immens. Tobit.Software geht es daher mit System an. Auf Basis seiner Software chayns hat das Unternehmen eine Teamplanung entwickelt, die alles wie von selbst organisiert: Von der automatischen Benachrichtigung für zu besetzende Jobs, das selbständige Einbuchen der Mitarbeiter per Knopfdruck und die automatische Lohnauszahlung nach Feierabend. 

Tool zur Planung und Organisation von Arbeitskräften

Grundlage ist eine mobil optimierte Webseite zur Planung und Organisation verschiedener Arbeitskräfte an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen Bereichen. Hier sind für die Beschäftigten auch wichtige Informationen hinterlegt, wie Verhalten in Notfällen oder Bilder von Rezepten für die Küchenleute. Die Mitarbeiter können sich über ihr Smartphone in die für sie passenden Jobs eintragen. „Falls jemand dann doch kurzfristig verhindert ist, gibt es auch die Möglichkeit, seinen Job mit einem Kollegen zu tauschen“, erklärt Melanie Webbeler, Talent Scout bei Tobit.Software. „Einige Stunden vor Arbeitsbeginn erscheint dann automatisch eine Nachricht auf dem Handy: Dein Job beginnt in so und so viel Stunden.“

Verwaltung, Dokumentation und Abrechnung laufen digital. Die Beschäftigten erhalten nach ihrem Arbeitseinsatz direkt das verdiente Geld auf ihr Konto. Dazu gibt es am Monatsende ein Trinkgeld, dessen Höhe sich danach richtet, ob der Einsatz in einer sehr geschäftigen oder eher ruhigen Zeit stattgefunden hat – und so die Wahl von arbeitsintensiven Zeiten belohnt. Haben die Beschäftigten den Maximalverdienst von 450 Euro pro Monat erreicht, sperrt das System sie automatisch bis zum nächsten Monat. 

Enormer Zeitgewinn für die Personalabteilung

„Wir haben die digitale Teamplanung zum ersten Mal für die Jobs bei der StattAlm getestet. Das war ein Mega-Event mit einem riesigen Bedarf an Leuten für unterschiedlichste Jobs. Es gab große Bedenken, ob alles wie geplant funktioniert“, erinnert sich Webbeler. „Aber nach wenigen Stunden waren fast alle Jobs vergeben – und alle waren von dem Erfolg völlig begeistert.“ Der Zeitgewinn für die Personalabteilung bei der Einsatzplanung der Mitarbeiter sei enorm gewesen.

Die Jobs werden nun automatisch vergeben, die Zeiterfassung und die Abrechnung erfolgt digital und alle vom Mitarbeiter benötigten Informationen wie z.B. Kochbücher, Jobregeln, Checklisten und kommende Events sind auf einen Klick auch übers Smartphone verfügbar. „Für unsere Beschäftigten hat die digitale Personalplanung den Vorteil, dass sie sich unkompliziert mit Berücksichtigung ihrer individuellen Termine über ihr Smartphone eintragen können, wann sie arbeiten wollen und ohne Aufwand tauschen oder sich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder austragen können.“ Um die Zahl sehr kurzfristiger Jobabsagen ohne nachvollziehbare Gründe zu verringern, hat Tobit.Software sie mittlerweile mit einer Gebühr belegt, was dazu geführt hat, dass die Jobs bewusster belegt und seltener abgesagt werden. 

Recruting läuft ebenfalls über das Tool

„Auch das Recruiting neuer Mitarbeiter machen wir mittlerweile über das System“, erklärt Webbeler. „Bewerber können sich zunächst für bestimmte Arbeitsfelder eintragen. Dann folgt ein Praxistag. Wenn der für beide Seiten gut war, wird der- oder diejenige für die Jobplanung freigeschaltet.“ 

www.tobit.software

Text: Sabrina Becker | Fotos: Tobit.Software