Veränderungen brauchen Zeit. Doch Zeit ist genau das, was die Corona-Pandemie den Unternehmen und auch den öffentlichen Verwaltungen nicht gelassen hat. Wer seine Ziele weiter erreichen und seine Aufgaben weiter wahrnehmen wollte, musste sich einlassen auf schnelle Veränderungen. Die Stadt Dülmen hat das getan – und Dinge, denen in der Vergangenheit mit Skepsis begegnet wurde, nicht nur mit großer Geschwindigkeit und Innovationskraft umgesetzt, sondern auch erkannt: Sie sind gut. Sie sind effektiv. Sie funktionieren – und sogar manchmal besser als vorher.

Kommunikation und Coaching als Erfolgsrezept

Gelungen ist dies unter anderem durch eine regelmäßige, intensive Kommunikation mit den Beschäftigten und ein frühzeitiges Coaching der Führungskräfte in der Verwaltung zum Führen auf Distanz und zu den neuen Kommunikationswegen. „Coachings für Führungskräfte sind in unserer Verwaltung kein neues Thema. Deswegen konnten wir schnell auf einen bewährten Prozess zurückgreifen, um die nötigen Veränderungen bestmöglich umzusetzen“, erklärt Volker Dieminger, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste bei der Stadt Dülmen.

Eine der umfassendsten Veränderungen war der Weg ins Home-Office, der vor der Corona-Krise kaum möglich war. „Hier haben wir schnell Leitlinien entwickelt. wie wir im Home-Office arbeiten und miteinander kommunizieren können, und die Leitlinien im Intranet allen zur Verfügung gestellt“, so Dieminger. „Das hat gut funktioniert.“

Digitale Bewerbungsgespräche erhalten positive Bewertung

Ein zweiter Bereich, der eine schnelle Umorientierung erforderte, war die Besetzung von offenen Stellen. „Zwei Wochen haben wir benötigt, dann waren wir startklar für unser erstes digitales Bewerbungsgespräch“, sagt Franziska Niehues, Abteilungsleiterin Personal bei der Stadt Dülmen. Im Team wählte man nicht nur die nötige Technik schnell aus und testete sie, sondern fand auch eine Lösung für die spezielle Herausforderung, dass die Stadtverwaltung bei Vorstellungsgesprächen in der Regel mit sechs Personen vertreten ist. „Wir treffen uns dafür gemeinsam – mit entsprechend großem Abstand – im großen Sitzungssaal der Stadt. Wir benutzen nur einen Laptop, wählen einen Kollegen aus, der hauptsächlich mit dem Bewerber spricht, und sehen den Kandidaten alle auf der großen Leinwand“, erklärt Niehues.

Das Feedback der Bewerber sei durchweg positiv gewesen und auch innerhalb der Stadtverwaltung sei man sich einig, die Bewerberinnen und Bewerber digital ausreichend kennen lernen zu können. „Die schnelle Umsetzung der digitalen Bewerbungsgespräche hat uns zudem einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern verschafft, die nicht so schnell gehandelt haben. Denn für einige Bewerberinnen und Bewerber war ein digitales Gespräch unabdingbare Voraussetzung“, so Niehues. Dass die Stadt das Angebot – vor allem für Bewerber mit weiteren Wegen, aber grundsätzlich für jeden, der es wünscht – ebenso wie die Möglichkeit des Homeoffice auch künftig beibehalten wird, steht außer Frage. 

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Text: Sabrina Becker | Fotos: Stadt Dülmen